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CH貿易股份有限公司(塑膠薄膜製品)

三月與CH公司管理中心主管第一次接觸,經由系統展示同時了解管理中心及各部門的需求內容,聯晟了解CH公司當時使用的管理系統的問題點及公司希望達到的管理目標,由於CH公司的信任,同年四月的第二次接觸,便正式簽定合約,在之後十個月的開發/討論/修正循環中,一方面要滿足使用者的操作簡單便捷的需求,另一方面要達到會計與管理部門的成本、財務與管理的正確合理的要求,年底便全面安裝系統,在CH公司完全相信聯晟及新系統的情形下,捨棄一般公司系統上線時新舊系統併用的標準程序,在新年度便直接上線使用,上線後仍有需求提出,聯晟依然積極處理,二月底便已結算出正確成本及財務報表,目前一切系統皆已正常運作,三月正式結案,再次用客戶的肯定,建立聯晟的商譽。

系統改善的問題

1.雙單位庫存管理:

由於商品是以“卷”為單位的原膜,不論進貨或銷貨是以米或米平方計價,在每卷原膜長度不一定相同,亦無一定之換算比,舊系統雖有簡單的單位管理功能,經換算後常出現異常小數,使業務部及會計部每個月為了調整庫存,花了非常多的時間。

Q
業務助理出貨時,常因原膜長度不同,舊系統使用最小單位(米)為管理單位,造成反算(卷)庫存時有小數點問題,經過幾次的交易後,差異數會越來會大,使庫存的參考性與成本結算的正確性下降。
A
使用系統後,管理單位改為(卷),業助有多個計價單位,亦可調整實際計價數量,出貨變的方便且快速,月底時亦無須在為了調整庫存而煩腦,會計部也省去為了調整成本而耽誤結帳的時間。

2.雖然原系統也是一整套購買,功能兼備,但由於整合性不足,使公司無法達到電腦化所帶來的方便且稽核不足,依然常有人為錯誤發生。

Q
獨立營業稅系統與出貨系統無整合,使銷項發票開立完全獨立,常有因人為造成的錯誤發生,會計系統與管理系統獨立運作,無自動拋轉及勾稽能力。
A
使用系統後,可由出貨系統快速建立銷貨發票,不在發生超開或短開問題,會計傳票自動拋轉,省下會計人員一張一張切傳票的寶貴時間。

3.稅務帳與管理帳各自獨立,重建費時費力。

Q
會計部每月必須在將管理帳之資料,逐筆建入稅務帳,為使稅務帳快速建立,即以大品項建入,使稅務非帳簡單,無法顯示交易原貎。
A
使用系統後,可由管理帳自動拋轉稅務帳,會計人員再小幅調整交易資料後,使用自動傳票功能,快速建立會計傳票,使會計人員很快就可建立稅務帳,且交易明細清楚,資料完整。

4.由於現有管理系統,屬套裝系統,無法得到完整的服務。

Q
舊系統部份功能計算異常,通知軟體公司處理,常需等到下個版本才會修正的答案或這是標準流程無法修改,就算接受修改也只能小幅度修改部份功能,無法達到管理及使用需求。
A
使用系統後,完全依公司之需求及管理流程需要而設計,所有因為套裝系統所產生的問題皆不存在,所有系統計算異常的問題,聯晟立即處理,使客戶很快的排除系統及流程的問題,不用再一半電腦一半人工的處理交易資料及報表。

5.由於客戶要求,常須將原膜裁切不同寬度不同長度後才可銷售,原系統生產流程過於複雜,使用不便,使用者僅以庫存量正確為考量,簡化了加工作業,使成本完全不正確。

現有之系統僅可記錄進出貨記錄,無法計算生產成本。

Q
一般生產系統有一定的流程,但公司的委外加工非常簡單,為了把加工費攤入成本而運作大流程,管理成本太高,只好簡化至只要庫存正確就好。
A
完全依公司加工需求,專案開發專用的裁切系統,從加工訂單的裁切配比,成品入庫,用料數量計算,加工費分攤,皆自動建立,大大提升使用意願,同時會計部不用再為加工成本分攤傷腦筯。

以上協助企業電腦化的案例中,可以了解聯晟資訊不僅只是系統軟體開發公司,更是公司在資訊化及管理上的一個重要夥伴,聯晟貼近系統使用者,發現潛在問題,了解現有問題,找出解決方案,修改系統功能,使管理及系統更加完整及全面,亦在未來公司成長中,不斷的遁環著這個流程,協助公司完善各項營運上之管理需求。