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BY電子股份有限公司(PCB印刷電路版廠)

年後經由客戶會計經理介紹,有了第一次遇BY公司中高階主管見面的機會,見面前便已經大概了解公司遇到的問題,各單位都拿不到想要的即時資訊,在資訊的分享上有很大的困擾,在初步了解公司目前在進銷、生產、財務、會計、人事等運作流程及管理方式後又投入二個月時間討論、提案及修正,完成系統規劃書,並於五月與BY公司正式簽約,接下輔導BY走向全面電腦化管理時代的重責大任,在之後的六個月亦不斷與中高階主管及操作人員討論各項細部功能,同年十二月系統正式安裝,BY也向電腦化及資訊化跨出了成功的一大步,並於隔年五月全面上線。

系統改善的問題

1.資訊不流通:

各部門之資訊傳遞無法聯貫,所有資訊皆以電話連繫取得,常因人員不在或須時間統計等問題,無法即時得到資訊。

Q
客戶來電詢問訂單之加工狀況及預定何時可交貨,皆須電洽生產部門經理,詢問產出狀況、進度及良率,無法即時,常造成客戶抱怨。
A
使用系統後,從客戶報價/接單/生產/出貨/收款管理一貫作業,客戶來電時,直接線上即可查詢,客戶投料、中途各加工站之產出及在站量之狀況,準確估算預定產出之時間,提升客戶滿意度。

2.統計費時:

各部門為因應高階主管決策及生產調整之需要,定期須統計各式報表呈與主管,資料來源無法完整且統計費時。

Q
品管課長須在定期會議中,提供各式品檢狀況及異常統計表,做為生產調整之依據,並借此了解各生產項目及方式之良率及產能,但因統計費時,常使品管課長花費較長時間來統計這些報表,而無法全心投入品管改善
A
使用系統後,品管課僅需在品檢的同時將品檢記錄輸入系統,即可隨時查詢各項統計表,良率及產能,併可全心投入品質改善,進而增加公司生產上之優勢。

3.生產調配不易:

生產部門對各種板材、層數及使用油墨與機台等許多影嚮良率及效率之重要資訊皆以文件記錄,每次接單生產時,皆由人為查詢記錄,再告知生產人員,有時甚至生產到一半發生問題時,才發現錯誤,造成公司損失。

Q
由於影嚮生產之變數非常多,不論板厚/板寬/層數/線距/線寬/鑽孔/使用油墨/使用機台等,皆影嚮良率及產能甚巨,為記錄這些資料做為未來接單之參考,文件量大且查詢保存不易,資料遺失及資料不完整,隨時皆可能影嚮生產,且人為錯誤無法避免。
A
使用系統後,生產人員於發現問題時,即反應主管,主管可參考歷史生產記錄,調整不良狀況且將重要之資訊直接記載於該工單,在下次生產時,系統自動帶出重要資訊以供生產調整之用。

4.稽核不易:

公司已有分別獨立之進銷、人事、會計系統來輔助作業,功能上雖可滿足各點的需求,但無法整合管理,更無法用以稽核作業,造成管理部困擾。

Q
現有系統分別獨立,各自為政,單就請收款及傳票管理,最基本之稽核皆無法使用系統管理切立傳票狀況。
A
使用系統後,從出貨/驗收/發票/折退/收付款/沖帳/兌現/銀行存款/庫存異動/盤點等皆有稽核功能,在流程上亦有權限管理,使公司管理制度更加健全及全面。

5.成本計算不易:

現有之系統僅可記錄進出貨記錄,無法計算生產成本。

Q
僅以油墨為例,成本是以板材面積來決定使用量,當生產量大且連續生產時,單位面積使用量小,反之,單位面積使用量大,油墨又是灌入機器儲存槽,無法每批記錄使用狀況,仿間亦無適用之成本計算系統,可供使用,公司亦僅使用簡單估算方式計算成本,無法精確了解成本作為決策參考。
A
使用系統後,生產成本之計算變成非常容易且更精確,使用者僅須於月底將,儲存槽之餘量輸入系統,配上系統內每日各工程站之生產轉程量及板材大小,自動計算各種加工品之生產成本,再加上銷貨記錄,毛利及毛利率亦可了解,使公司在接單時即可預估毛利狀況,在同業競爭如此激烈的的市場上,更能看清方向與站穏腳步。