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HH貿易公司(樂器出口)

經JY公司介紹使聯晟有機會得以接觸HH貿易公司,當時HH貿易公司仍使用DOS環境的管理系統,在多次會議後才了解,其實公司已接觸幾家ERP軟體,幾套系統流程大同小異,但與公司目前的作業流程有很大的差異,部分ERP軟體雖可接受調整系統及功能來配合公司流程,但系統展示的顧問及工程師也不是所有系統邏輯都了解,當超過他熟悉的範圍,就無法回覆需求可行性,沒有一個通盤了解的單一窗口,難以相信可以滿足公司的需求,在接觸聯晟後,因為聯晟本身就是以專案開發為主要業務,對系統調整甚至重寫都持開放態度,訪談中詳細了解目前作業流程及使用者需求,更不會在交談中一直想方設法要使用者接受系統流程,以降低系統調整幅度,單一顧問從頭到尾的訪談,提出的方案都已經考慮完整,訪談完成後,再以統包方式報價,決不在結案前追加預算,再加上介紹人已親身體驗聯晟從訪談、上線及售後一整套完整的服務,對我們多加肯定,因此對聯晟有一定的信心,在訪談完成後,聯晟便接下公司導入ERP的任務,歷經五個月與所有使用者的密集討論、系統調整、展示、修正,及三個月的上線測試及微幅調整,成功導入ERP,再次證明聯晟在專案開發ERP上的能力。訪談收集的問題及作法說明如下。

Q
代理商與下游客戶都有各自產品編號,下游客戶的售價是由代理商決定,與公司給代理商的價格之間的價差為代理商的佣金。一般佣金為正數,但當代理商給下游客戶的價格過低時,佣金可能為負值,這是價差式的佣金,還有另外一般常見的依數量;依比例這二種佣金,單筆交易可能有二種佣金發生,對象亦不一定只有一個。
A
聯晟在[貿易佣金]功能中增加提供第三種價差式佣金,價差金額由系統自動計算,並同訂單接受二種不同佣金方式及對象,並可依訂單輸出佣金明細表。
Q
品管單位提出公司有很多模具移交廠商管理,當模具不良需維修時,才統計使用次數以確認是否達到原計劃生產量,作為判斷是否是正常的不良,而使用量的統計,需要廠商及業務提供,無法馬上取得即時資訊;另外維修需要時間,可能會造成延遲交貨,希望可以即時了解生產量資訊,在達到計劃生產量時,便可先行檢查時否需要維護,以避免因模具因素造成延遲交貨;希望能納入模具管理功能,隨時了解每付模具使用情形,例:已生產量、開發成本及管理廠商等等;業務單位亦提出客戶提出新產品量產時,或有可能要開發新模具,模具的費用有三種分攤方式,方式一:全由公司負擔,產品報價中會加上一個固定金額,可視為模具加價,不論客戶未來下單數量多少,都要加價;方式二:由客戶負擔模具費用,因此不需額外在產品報價中加上模具加價,但由公司協助管理模具;方式三:由公司負擔,產品報價中會加上一個固定金額,可視為模具加價,直到模具費用全部分攤完畢為止,之後的下單數量就不再加價且單一產品可能有二付以上模具的加價。
A
由上述問題聯晟了解,不論模具費用如何分攤,品管單位都要清楚知道使用情形,因此除了模具費用/保管廠商管理外,再增加[模具使用]管理,來設定每付模具是被那些產品使用及分攤金額,在接單時便由系統自動判斷是否需加上模具加價且當有部份需加價;部份不需加價時仍能正確計算,大幅降低業務及船務人員工作量;在接單時便已統計模具使用情形,品管便可事前即掌握模具使用情形,改善即時性不足問題,亦提供對模具的管理。
Q
業務單位提出產品銷售時,有部分產品中的零組件除了進價還要再支付第三方佣金的情形,希望納入管理。
A
一般貿易公司,每項產品只會有一個供應商,接單->轉單->集貨後便出口。HH公司其運作較像製造業,每項產品可能由五個零組件組成,HH公司分別下單給供應商,並指示其中四個供應商將材料交至另一家主要供應商組裝包裝,再集貨至指定供廠商或地點。在同產品中的不同用料可能都存在佣金問題,因此聯晟在系統中新增[用料佣金]管理,直接設定材料或成品編號需支付的用料佣金及支付對象,並將佣金納入成本項目,以算出更準確有效的毛利率,一來業務單位在報價時可充份掌握毛利情形,二來降低船務人員統計上的時間。
Q
公司提出除了原有的功能權限管理外,希望對每筆銷售相關交易資料設定資料讀權限,無權限的使用者無法查看交易記錄,並對產品/客戶/廠商及進銷交易資料留下修改軌跡。
A
經討論及分析後,聯晟開發[資料權限管理]功能,管理從客戶報價/銷貨訂單/出貨單/Invoice等銷售交易的資料安全性,經分析公司與之有關的人員分為三大部分,船務/業務/會計船高階主管,會計與高階主管不設資料權限,只要功能開放,便可查看所有交易,船務BY[客戶]授權資料使用權限;業務BY[產品類別]授權資料使用權限,以提升交易資料安全性。開發異動記錄,將基本資料/銷貨/採購相關功能全部加上異動記錄,並於單據中便可直接查看修改歷程,提高作業透明度及不可否認性。
Q
船務提出在交易流程中,船務負責大部分的系統作業,會有很多單據對外傳送,例:採購訂單(To廠商)、驗收通知(To品管)、集貨通知(To廠商)、出貨通知(To廠商)這些單據不論是Email還是傳真,都要船務處理,希望系統能規劃更便捷的方式,以降低作業時間。
A
聯晟在符合公司作業流程下,規劃將上述四項對外單據全部電子化,By銷貨訂單批次發送採購訂單給廠商,發送時若該廠商未設定email便直接由印表機輸出,以提醒船務改以FAX寄送;驗貨通知(To品管)、集貨通知(To廠商)、出貨通知(To廠商)則用Invocie No來發送email,降低Paper使用量及達到船務要求的便捷性,為避免廠商因漏信而短收,每週再由系統自動發送本週MAIL LIST清單以供核對。
Q
業務單位提出目前公司大部份使用USD交易、但還是有NTD及其它外幣交易,但主管在看銷售分析報表時,都希望以單一幣別為主(例:USD),每次要把報表中不是USD的交易明細人工轉成USD,增加工作量及處理時間,希望系統能提供比較好的功能,可以自動完成不同幣別的銷售金額換算。
A
聯晟在相關銷售明細/統計/分析表中增加輸出幣別設定,交易幣別與輸出幣別不同時,依每筆交易日的匯率換轉成報表幣別,並在明細表中留下原交易幣別及金額,完全改善長期存在的幣別換算問題。
Q
業務單位提出每次在對客戶報價時,必須參考廠商報價來計算毛利率,供主管核准時參考,有些產品是向多家廠商購買零組件後再轉由主要供廠商組裝,不論是零組件廠商或主要供應商的報價可能不同與售價幣別,且同一產品的零組件會發生不同幣別情形,因此計算毛利率時也會有匯率換算問題且換算使用的匯率會因為不同產品、不同客戶、不同有效期間及公司政策等因素而不同,管理上很複雜,容易出錯。
A
經討論後,聯晟在客戶報價新增[成本匯率管理][毛利率計算功能],並參考匯率功能預設匯率,業務可依公司特別要求修改[成本參考匯率],在自動計算毛利率時,不但考慮前述匯率問題、也將客戶佣金/用料佣金等加入成本中,提供更接近實際情形及準確毛利率,一來符合公司流程,二來可降低業務作業時間及提高資料正確性。
Q
船務提出舊系統在Invoice/Packing List建立時是以採購訂單為拉單依據,再完成排箱及分櫃的作業,單項產品在裝箱上可能的情形都會發生,例:多項產品併箱包裝,一個PCS要分多箱包裝,同項產品也可能因為客戶分貨轉運需要,要分不同區段箱號,也可能在已排號的箱號上增加數量或產品,而以15A~18A這類有英文代碼的箱號。
A
公司以採購訂單來建立Invoice/Packing List的作法與一般以銷貨訂單為拉單依據的作法不同,但經討論分析後,聯晟也認為目前作業流程改以銷貨訂單為拉單依據,反到增加許多不必要的判斷,維持原採購訂單來拉單的作法,對公司而言是可以降低作業時間,這是公司幾十年來作業進化的結果,聯晟完全配合修改出貨單/Invoice/Packing List三合一管理功能,使其維持原拉單作法,並在多種包裝及相關功能上提供更便捷的作業,使單一功能同時快速完成[多種包裝設定]、[集貨管理]及[送貨地管理][嘜頭管理][收款管理][編櫃管理][其它出貨相關欄位]的輸入。
Q
船務提出與客戶交易時的付款條件,常常是分次比例付款,例:出貨前30%;出貨時50%,出貨後60天20%等這類付款條件且會計需要的應收立帳點與;客戶付款日期的起算點不同且客戶對帳單不但要顯示交易明細,還要列出逾期的金額,分配及計算上很花時間,希望系統能協助完成。
A
一般系統較少在付款逾期功能上花太多時間,但聯晟在專案開發ERP系統的經驗,對這類需求一點都不佰生,除了在客戶基本資料中增加多次付款設定,亦接受個別Invoice單獨調整,在Invoice確認出貨時同時依會計要求日期立帳;亦可完全符合要求的客戶對帳單,提高便捷性。